İnsan Kaynakları Yazılımları Ve Yönetimi

PDKS cihazlarından çekilen ham geçiş loglarının (check-in/check-out) İK yazılımının vardiya tanımlama kurallarıyla uyumsuz olması ve gece yarısını aşan vardiyalarda (crossover shifts) gün atlama hataları.

PDKS veritabanındaki ham log kayıtları ile İK yazılımındaki puantaj yansıtma tabloları karşılaştırılmalı, istisna logları (exception logs) incelenmelidir.

Devlet tarafından yayımlanan güncel vergi matrahları, asgari geçim/muafiyet indirimleri veya SGK tavan/taban ücret değişikliklerinin İK yazılımının parametre tablosuna zamanında işlenmemesi.

Yazılımın parametre yönetim ekranından vergi dilimi oranları ve SGK tavan limitleri resmi gazete tebliğleriyle karşılaştırılmalıdır.

Çalışana yapılan düzenli sosyal hakların (ikramiye, yakacak yardımı, yemek, gıda çeki) kıdem tazminatı matrahına eksik veya yanlış dahil edilmesi.

Personel özlük dosyalarındaki ek menfaatler (fringe benefits) ile tazminat hesaplama motorundaki formüller denetlenmelidir.

SGK veya e-Devlet entegrasyon API'lerinin şema (XSD) versiyonlarını güncellemesi ancak İK yazılımının çıktı üreten modülünün eski formatta kalması.

SGK sistemine gönderilen aylık prim ve hizmet belgesi XML çıktıları doğrulama araçlarıyla (XML Validator) test edilmelidir.

Farklı tüzel kişiliklere bağlı çalışan personelin ortak projelerde veya çapraz departmanlarda çalışması durumunda bordro maliyetlerinin yanlış cost center'lara yansıtılması.

Muhasebe entegrasyon fişlerindeki (GL Interface) masraf merkezi kodları ile insan kaynakları organizasyon şeması karşılaştırılmalıdır.

Aday takip sisteminin (ATS) özgeçmiş ayrıştırma motorunun standart dışı CV formatlarını (grafik ağırlıklı, iki sütunlu PDF) okuyamaması.

ATS üzerinden reddedilen adayların özgeçmişleri manuel örneklemle incelenerek parsing doğruluk oranı hesaplanmalıdır.

İş ilanlarının çoklu platformlara eş zamanlı otomatik olarak (multiposting) gönderilmesi sırasında dış kaynaklı API sunucularından 'Too Many Requests' hatası alınması.

ATS entegrasyon logları incelenerek hata kodları ve API istek sıklıkları (request frequency) analiz edilmelidir.

Aday havuzundaki statü güncellemelerinin tetikleyici (trigger-based) e-posta motorunu çalıştırmaması veya SMTP sunucu kuyruğunun dolması.

Aday statü logları ile giden e-posta logları karşılaştırılmalı, SMTP sunucu teslim raporları (Delivery Reports) incelenmelidir.

Mevcut çalışanların açık pozisyonlara başvurduğunda mevcut yöneticilerinin bu durumdan haberdar olmasını engelleyen gizlilik (confidentiality) filtrelerinin yazılımda eksik olması.

İç ilan başvuru modülünün erişim yetkileri ve yönetici görüntüleme kısıtları test edilmelidir.

İK yazılımının takvim modülü (Outlook/Google Calendar) ile yöneticilerin takvimleri arasındaki senkronizasyonda UTC saat dilimi farklarından ötürü yanlış randevu saatlerinin atanması.

Mülakat davetlerinde gönderilen ICS takvim dosyalarının saat dilimi parametreleri incelenmelidir.

Akran ve ast değerlendirmelerinde geri bildirim verenlerin yorum kısımlarındaki yazım üslubu veya dar katılımcı havuzu nedeniyle kimliklerinin deşifre olması.

Değerlendirme formlarındaki metin analizi ve katılımcı sayısı eşikleri (min. katılımcı kuralı) kontrol edilmelidir.

Şirket stratejik hedeflerinin departman ve bireysel hedeflere aktarılması (alignment) sırasında yazılımsal hiyerarşi ağacının yanlış kurulması.

Performans yönetim modülündeki hedef ağacı (goal tree) bağlantıları ve üst-alt hedef oranları denetlenmelidir.

Yöneticilerin performans değerlendirme puanlarını sübjektif olarak yüksek girmesi ve yazılımın zorunlu dağılım (forced distribution) kuralını otomatik uygulamada yetersiz kalması.

Departman bazlı performans puan dağılımları çan eğrisi grafikleri üzerinden analiz edilmelidir.

Geçmiş dönem performans puanları ile liderlik potansiyel değerlendirme verilerinin farklı modüllerden gelmesi ve entegre edilememesi.

9-Box matris raporundaki yerleşim verileri ile yetkinlik envanteri sonuçları karşılaştırılmalıdır.

Performans değerlendirme sonucunda belirlenen gelişim ihtiyaçlarının (gaps) öğrenme yönetim sistemine (LMS) otomatik eğitim talebi olarak aktarılamaması.

IDP formlarındaki gelişim aksiyonları ile LMS üzerindeki atanmış eğitim kursları eşleşmesi kontrol edilmelidir.

Firebase Cloud Messaging (FCM) veya Apple Push Notification servis yapılandırma anahtarlarının (APNS certificates) süresinin dolması ya da arka plan veri kısıtlamaları.

Mobil uygulama yönetim konsolundan push bildirim teslimat oranları ve cihaz token geçerlilikleri incelenmelidir.

Aynı ekibin çalışanlarının aynı tarihlerde izin talep etmesi ve yöneticinin (MSS) ekip takvimini (team calendar) göremeden onay vermesi.

Departman bazlı izin takvimleri ve aynı döneme denk gelen çakışan izin talepleri raporlanmalıdır.

Çalışanların mobil uygulamadan yüklediği fiş ve fatura görsellerinin kalitesiz olması (bulanık, karanlık) nedeniyle OCR motorunun tutarı/KDV'yi yanlış okuması.

Masraf modülündeki manuel düzeltme (override) oranları ve OCR doğruluk skorları izlenmelidir.

Çalışanların İK departmanına e-posta veya şifahi olarak ulaşıp ıslak imza/kaşeli belge istemesi, sistemin otomatik e-imzalı belge üretmemesi.

İK operasyon ekibinin belge hazırlamak için harcadığı ortalama aylık çalışma saatleri ölçülmelidir.

Anket bildirimlerinin çok sık gönderilmesi (anket yorgunluğu - survey fatigue) veya anketlerin anonimliğine çalışanların güvenmemesi.

Gönderilen nabız anketlerinin katılım yüzdeleri ve tamamlama süreleri analiz edilmelidir.

Rol tabanlı erişim kontrol (RBAC) matrisinin geniş tutulması ve bordro/sağlık verilerinin şifrelenmeden (Encryption at Rest) depolanması.

Kullanıcı logları incelenerek hassas veri ekranlarını görüntüleyen rollerin yetki uygunluğu denetlenmelidir.

Ayrılan personelin yasal saklama süreleri (örn. SGK belgeleri için 10 yıl, özlük dosyaları için ilgili süreler) dolmasına rağmen sistemde otomatik silme/maskeleme (Data Retention) rutininin olmaması.

Veritabanındaki aktif olmayan eski çalışan kayıtlarının saklanma süreleri denetlenmelidir.

İK departmanından çıkan işten ayrılma bildiriminin IT departmanına e-posta ile manuel iletilmesi ve yetki iptallerinin unutulması.

İşten ayrılan kişilerin son günlerinde hala aktif olan kurumsal e-posta ve İK portalı oturum logları incelenmelidir.

Müfettişlerin talep ettiği geçmiş döneme ait çalışma süreleri, fazla mesai onayları ve özlük evraklarının farklı sistemlerde dağınık tutulması.

Denetim simülasyonları yapılarak geçmişe dönük puantaj ve sözleşme raporlarının tek tuşla alınabilirliği test edilmelidir.

Veritabanında yapılan kritik değişikliklerin (örn. maaş kolonunun doğrudan SQL ile değiştirilmesi) kim tarafından yapıldığının loglanmaması.

Veritabanı ve uygulama sunucusu audit logları incelenerek değişiklik izleme (Change Tracking) aktifliği kontrol edilmelidir.

Tüm kurumsal müşterilerin aynı gün ve saatte bordro hesaplama (payroll run) tetiklemesi yapması nedeniyle çok kiracılı (multi-tenant) bulut sunucularında CPU/RAM darboğazı.

Bulut izleme araçlarında (Datadog/CloudWatch) maaş günlerindeki CPU utilization ve kuyruk süreleri incelenmelidir.

İK yazılımının dış sistemlerle haberleştiği REST API kimlik doğrulama token ömürlerinin kısa tutulması ve otomatik yenilenme (Refresh Token Flow) hataları.

API gateway günlüklerinde HTTP 401 Unauthorized ve bağlantı kopma hata oranları izlenmelidir.

İK departmanının toplu personel veya organizasyon şeması güncellemelerini Excel ile yüklerken karakter kodlama (UTF-8) veya kolon eşleme (column mapping) hataları yapması.

İçe aktarılan veritabanı tablolarında Türkçe karakter bozulmaları ve eksik zorunlu alan (mandatory fields) kayıtları denetlenmelidir.

Verilerin bulutta saklandığı için güvende olduğu varsayımıyla otomatik yedeklerin geri yükleme (restore) testlerinin periyodik olarak yapılmaması.

Son 6 aya ait bulut anlık görüntüsü (snapshots) ve yedek imajlarının bütünlük test raporları talep edilmelidir.

Yazılım sağlayıcısının yaptığı otomatik bulut sürüm güncellemesinde (major release), kurumsal müşteriye özel yazılan Javascript/API entegrasyon scriptlerinin etkilenmesi.

Release notları ile müşteri ortamındaki özel konfigürasyonlar (customizations) uyumluluk testine tabi tutulmalıdır.

İşe giriş ve çıkışların hangi tarihler baz alınarak (aylık ortalama çalışan sayısı vs. dönem başı çalışan sayısı) hesaplandığının standart olmaması nedeniyle departmanlar arası rapor tutarsızlıkları.

İK analitiği raporlarındaki turnover formülleri ile finans raporlarındaki personel maliyet metrikleri çapraz kontrol edilmelidir.

Çalışanların özlük formlarında gönüllülük esasına dayanan demografik alanları (engellilik, etnik köken vb.) doldurmaması nedeniyle analitik raporların eksik çıkması.

Demografik veri alanlarının doluluk oranları (data completeness ratio) veri kalitesi panosundan incelenmelidir.

LMS üzerinden verilen teknik/soft skill eğitimlerin maliyetleri ile bu eğitimleri alan çalışanların sonraki performans artışları veya hata oranları arasındaki bağın kurulamaması.

Eğitim bütçesi harcamaları ile operasyonel verimlilik KPI'ları karşılaştırmalı olarak analiz edilmelidir.

Yapay zeka tabanlı flight risk algoritmalarının yetersiz veya önyargılı veri setleriyle eğitilmesi nedeniyle şirkette kalacak başarılı çalışanları 'ayrılacak' olarak işaretlemesi.

Flight risk tahmin modellerinin doğruluk oranı (precision/recall skorları) geçmiş verilerle test edilmelidir.

Kullanıcıların karmaşık ve optimize edilmemiş SQL sorguları üreten esnek raporlama ekranlarından (Custom Report Builder) devasa veri setlerini aynı anda çekmesi.

Raporlama veritabanındaki (Reporting DB) sorgu süreleri ve CPU yüklenme oranları izlenmelidir.