Sivil Toplum Kuruluşları (STK) Danışmanlığı

Proje yürütücüsü STK'nın, fon sağlayıcı kuruluşun (örn. Avrupa Komisyonu) izin verdiği %15-20'lik bütçe faslı aktarım limitini aşarak harcama yapması.

Proje bütçe revizyon geçmişini ve son harcama tablosundaki (financial report) fasıl sapmalarını kontrol edin.

STK'nın hibe bütçesinden yaptığı alımlarda ihale usullerine (üç teklif kuralı, ilan süreleri vb.) riayet etmemesi nedeniyle fon kesintisi (financial correction) alması.

İhale dosyalarındaki teklif mektuplarını, piyasa fiyat araştırmalarını ve değerlendirme raporlarını inceleyin.

Proje yazım aşamasında gerçekçi olmayan doğrulanabilir göstergeler (Verifiable Indicators) belirlenmesi ve saha koşulları nedeniyle bu hedeflere ulaşılamaması.

Ara dönem izleme raporlarındaki (monitoring report) gerçekleşen çıktı sayılarını hedef değerlerle karşılaştırın.

STK'nın projeye taahhüt ettiği nakdi veya ayni eş finansman payını öz kaynaklarından ya da bağışçılardan karşılayamaması.

Dernek/Vakıf banka hesaplarındaki öz kaynak akışını ve eş finansman taahhüt mektuplarını inceleyin.

Proje dönemi dışındaki tarihlerde yapılan harcamaların veya proje amaçlarıyla ilgisiz masrafların hibe bütçesinden düşülmesi.

Harcama faturalarının tarihleri ile proje başlangıç-bitiş tarihlerini ve faaliyet raporlarını çapraz sorgulayın.

Olağan/Olağanüstü genel kurul sonuç bildirgelerinin, beyannamelerin ve yönetim kurulu değişikliklerinin yasal sürede (30 gün) sisteme işlenmemesi.

DERBİS (Dernekler Bilgi Sistemi) üzerindeki evrak akış loglarını ve son genel kurul tarihini inceleyin.

Dernek veya vakıfların yürüttüğü ekonomik faaliyetlerin (kurs, yayın satışı, ikram vb.) iktisadi işletme çatısı altında yürütülmemesi veya vergi dairelerine bildirilmemesi.

STK'nın elde ettiği ticari gelirleri, fatura kesme süreçlerini ve kurumlar vergisi mükellefiyet durumunu inceleyin.

Vakıf statüsündeki STK'ların yıllık faaliyet raporlarını, mal varlığı artışlarını ve bütçelerini VGM formatına uygun hazırlayamaması.

VGM'ye sunulan son dönem vakıf bütçe ve kesin hesap cetvellerini denetleyin.

STK'ların bağışçı, üye ve gönüllü verilerini toplarken yasal aydınlatma metinlerini sunmaması ve VERBİS kaydı yaptırmaması.

Üye kayıt formlarını, bağış web sitelerindeki çerez ve aydınlatma metinlerini, VERBİS kayıt durumunu inceleyin.

Derneklerin yurtdışından ayni/nakdi yardım alırken veya yurtdışına yardım gönderirken İçişleri Bakanlığı/Valilik izni almadan işlem yapması.

Yurtdışı bağış dekontlarını ve ilgili valilik müracaat izin evraklarını karşılaştırın.

STK'nın tek seferlik bağışlara odaklanması, düzenli bağışçı (regular donor) programını kuramaması ve şeffaflık raporlaması yapmaması.

Yıllık bağışçı retention (elde tutma) oranlarını ve otomatik ödeme talimatlı bağışçı sayısını analiz edin.

STK'nın fon bulmak amacıyla kendi tüzük amaçlarına ve etik ilkelerine aykırı kurumsal sponsorluk tekliflerini kabul etmesi.

Mevcut kurumsal ortaklık sözleşmelerini ve STK'nın etik kurullarından alınan onay kararlarını inceleyin.

Düzenlenen yardım galaları veya kermeslerin yüksek organizasyon maliyetleri nedeniyle net bağış gelirinin çok düşük kalması.

Geçmiş etkinliklerin gelir-gider tablolarını, bilet satışlarını ve sponsorluk gelirlerini analiz edin.

Yüksek tutarlı bağış yapan hayırseverlere teşekkür edilmemesi, rapor sunulmaması ve bağışçının zamanla uzaklaşması.

Büyük bağışçı portföyünün yenilenme oranını ve son 1 yıl içinde yapılan teşekkür/bilgilendirme temaslarını inceleyin.

Afet veya yardım kampanyalarında toplanan kıyafet, gıda gibi ayni bağışların envanterinin tutulamaması ve depolarda çürümesi.

Ayni bağış kabul depolarındaki stok kayıtlarını ve sevkiyat hızını inceleyin.

STK'ya gelen gönüllülere yönelik oryantasyon programlarının olmaması, görev tanımlarının net yapılmaması ve motivasyonun düşmesi.

Gönüllü kayıt formlarındaki aktif çalışma sürelerini ve ayrılma nedenleri anketlerini inceleyin.

Özellikle çocuk, mülteci veya engelli alanında çalışan STK'ların personel ve gönüllü alımında adli sicil (sabıka) ve güvenlik soruşturması yapmaması.

Saha çalışanı ve gönüllü dosyalarındaki güncel adli sicil kayıtlarını (arşivli) kontrol edin.

Ücretli profesyonel çalışanlar ile gönüllüler arasında yetki sınırlarının belirsiz olması ve görev dağılımında sürtüşme yaşanması.

Organizasyon şemasını ve projelerdeki yetki matrisini (RACI) inceleyin.

Mülteci krizi, afet bölgeleri veya dezavantajlı alanlarda çalışan STK personelinin psikolojik destek almadan yoğun travmaya maruz kalması.

Saha ekiplerinin izin kullanma oranlarını ve psikolojik destek (supervision) seans kayıtlarını inceleyin.

Dernek/vakıf statüsündeki yapıların ticari işletme gibi yönetilememesi, özlük dosyalarının eksik tutulması ve fazla mesai ihlalleri.

Personel özlük dosyalarını, bordroları ve fazla mesai puantajlarını denetleyin.

STK'nın kamuoyu kampanyaları yürütürken dernekler kanunundaki siyasi faaliyet yasakları sınırını aşarak belirli bir siyasi partiyi hedef alması.

Kurumun basın bültenlerini, sosyal medya paylaşımlarını ve savcılık inceleme risklerini gözden geçirin.

STK hakkında çıkan asılsız iddialar veya operasyonel hatalar karşısında kurumun anında ve doğru resmi açıklama yapamaması.

Kurumun kriz yönetim el kitabını (crisis manual) ve sosyal medya kriz müdahale hızını inceleyin.

STK projelerinin hedef kitle tarafından yanlış anlaşılması veya manipüle edilmesi sonucu dijital mecralarda organize karalama kampanyalarına uğranması.

Sosyal medya mention analizlerini ve dijital itibar izleme raporlarını inceleyin.

Hazırlanan nitelikli hak ihlali veya saha araştırma raporlarının karar alıcılara (meclis, bakanlıklar) doğru kanallardan sunulamaması.

Raporların dağıtım listesini, ilgili paydaş (stakeholder) toplantı sayısını inceleyin.

Farklı il temsilcilikleri veya projelerin kendi logolarını ve sloganlarını ana STK kurumsal kimliğinden bağımsız olarak kullanması.

Şube web sitelerini, sosyal medya hesaplarını ve basılı materyalleri görsel bütünlük açısından inceleyin.

Proje tasarımı aşamasında amaçlar, çıktılar, faaliyetler ve varsayımlar (assumptions) arasındaki nedensellik bağının hatalı kurulması.

Proje teklifindeki Logframe tablosunu dikey ve yatay mantık tutarlılığı açısından inceleyin.

Saha anketlerinin kağıt üzereresinde yapılması, veri girişlerinin Excel'e manuel aktarılırken insan hatası (data entry error) yapılması.

Saha veri toplama formlarını ve Excel veri tabanındaki mükerrer/boş kayıt oranlarını inceleyin.

STK'nın yaptığı harcamaların toplumsal faydayı (social return on investment) somut finansal ve sosyal metriklerle ölçememesi.

Etki değerlendirme raporlarındaki paydaş görüşleri ve maliyet-fayda analizlerini inceleyin.

Projeden yararlanan dezavantajlı grupların şikayet ve önerilerini iletebileceği anonim ve güvenli kanalların (hotline, kutu vb.) olmaması.

Şikayet mekanizmasına gelen bildirim sayısını ve bu bildirimlere geri dönüş sürelerini denetleyin.

Projeler bittikten sonra öğrenilen derslerin (lessons learned) raflarda kalması, kurumsal hafızaya aktarılamaması.

Geçmiş projelerin değerlendirme raporlarının kurum içi dijital arşivde erişilebilirliğini kontrol edin.

Çatışma bölgeleri, afet sahaları veya hassas alanlara giden STK ekipleri için güncel güvenlik durum raporu ve tahliye planı hazırlanmaması.

Saha ekiplerinin hareket planlarını, acil durum irtibat listelerini ve güvenlik yönergelerini inceleyin.

Bağışçı listeleri, mülteci/dezavantajlı grup bilgileri ve yönetim kurulu karar defterlerinin yetersiz şifrelenmiş sunucularda tutulması.

Kurum içi ağ güvenliğini, firewall durumunu ve bulut depolama yetkilendirme matrisini denetleyin.

Yerel ortaklarla çalışırken veya saha harcamalarında anti-fraud (dolandırıcılık önleme) politikalarının ve ihbar mekanizmalarının olmaması.

Kurumun Yolsuzlukla Mücadele Politikasını ve whistleblowing (ihbar) hatlarının işlerliğini denetleyin.

STK bütçesinin %80'den fazlasının tek bir uluslararası fon sağlayıcıya veya tek bir büyük bağışçıya dayanması.

Yıllık gelir bütçesinin fon kaynaklarına göre dağılım oranlarını (pasta grafiği) inceleyin.