Sanal Ofis Ve Sekreterlik Hizmetleri

Vergi dairesi, SGK veya mahkemelerden gelen resmi evrakların sanal ofis merkezinde teslim alınmasından sonra müşteriye bildirim yapılmasında operasyonel gecikme yaşanması.

Posta log defterindeki tebligatın imza tarihi ile müşteriye dijital iletim saati arasındaki zaman farkını kontrol edin.

Vergi mükellefiyeti açılış yoklaması için gelen yoklama memurunun sanal ofis binasında ilgili müşterinin şirket unvanına ait tabelayı veya kapı adını bulamaması.

Ortak resepsiyon ve bina giriş panolarındaki dijital veya fiziksel unvan listelerini yoklama anındaki durumla karşılaştırın.

Farklı müşterilere gelen çok sayıda kargonun barkodsuz teslim alınması ve geçici depolama alanında etiketlenmeden bekletilmesi.

Kargo kabul defteri kayıtları ile depodaki fiziksel koli adetlerini eşleştirin.

Sözleşmesi sona eren veya feshedilen firmaların adres değişikliklerini kurum ve kuruluşlara zamanında bildirmemesi nedeniyle eski postaların gelmeye devam etmesi.

Arşivdeki pasif müşteri klasörleri ile gelen günlük posta alıcı listesini karşılaştırın.

Sanal ofis müşterisinin borcundan dolayı icra memurlarının merkeze gelerek ortak alanlardaki eşyalara haciz koymaya çalışması.

Müşterinin sözleşmesindeki 'Yasal Adres Kullanım Protokolü' ve ortak alan eşya aidiyet faturalarını inceleyin.

IP santral (VoIP) altyapısında hat yoğunluğu veya internet kopması nedeniyle müşteriye yapılan yönlendirme aramalarının düşmesi.

Santral loglarından çağrı düşme (dropped calls) oranlarını ve VoIP hat sinyal kalitesini inceleyin.

Çağrı merkezi sekreterlerinin rotasyon nedeniyle farklı şirketlerin güncel kampanya, fiyat veya unvan bilgilerini karıştırması.

Müşteri çağrı kayıtlarını (ses dinleme) dinleyerek sekreterin karşılama esnasındaki şirket unvanı telaffuzunu kontrol edin.

Mesai saatleri dışında (akşam veya hafta sonu) IP santral sesli yanıt sistemine (IVR) bırakılan mesajların operasyon ekibine geç ulaşması.

IVR sesli mesaj kutusu (Voicemail to Email) log saatleri ile müşteriye iletilen bildirim saatlerini karşılaştırın.

Arayan kişinin acil talebinin sekreter tarafından eksik not alınması ve müşterinin CRM paneline yanlış yönlendirme yapılması.

Sekreter performans değerlendirmelerinde müşteri şikayet formlarındaki mesaj notu doğruluk oranlarını inceleyin.

Pazartesi sabahları veya kampanya dönemlerinde gelen eşzamanlı arama sayısının santral kanal kapasitesini aşması.

Eşzamanlı arama (concurrent calls) limitlerini ve kanal doluluk grafiklerini santral panelinden izleyin.

Farklı sanal ofis müşterilerinin aynı saat dilimi için toplantı odasını talep etmesi ve manuel takvim tutulması.

Rezervasyon defteri ile bulut tabanlı ortak takvim yazılımındaki kayıtları karşılaştırın.

HDMI/Type-C kablolarının aşınması veya kablosuz görüntü aktarım cihazlarının (Miracast/Airplay) ağ kopması yaşaması.

Toplantı öncesi ses ve görüntü aktarım ekipmanlarını test edin.

Açık ofis (open space) düzeninde çalışan müşterilerin telefon görüşmelerini yüksek sesle yapması ve akustik yalıtımın zayıf olması.

Ortak alandaki desibel seviyelerini akustik ölçüm cihazıyla kontrol edin.

Merkezdeki tüm sanal ofis ve günlük çalışma misafirlerinin aynı anda yüksek veri tüketmesiyle firewall sınırına takılması.

Ağ yönetim panelinden anlık kullanıcı başına düşen download/upload hızlarını ve hat doluluğunu inceleyin.

Müşterinin misafiri merkeze geldiğinde resepsiyonistin telefon görüşmesinde veya posta dağıtımında olması nedeniyle ilgilenememesi.

Misafir giriş kayıt defteri ile kamera kayıtlarındaki karşılama sürelerini inceleyin.

Yıllık enflasyon oranları ve artan merkez maliyetlerinin sözleşme yenileme döneminde müşterilere geç bildirilmesi.

Geçmiş dönem sözleşme bitiş tarihleri ile yenileme oranlarını finans raporlarından analiz edin.

Müşterinin sözleşmedeki şirket unvanı ile vergi levhasındaki unvanın farklı olması veya adresin eksik yazılması.

Müşteri cari kartındaki unvan ile sisteme yüklenen resmi vergi levhasını karşılaştırın.

Aylık veya yıllık aidat ödemesini geciktiren müşterilerin yasal uyarı süreci tanınmadan aniden adres ve telefon hizmetinin kesilmesi.

Cari hesap yaşlandırma raporları ile gönderilen ihtarname/uyarı e-postalarının tarihlerini inceleyin.

Temel paket satın alan bir müşterinin her gün kargo alması veya aylık ücretsiz toplantı saati hakkını aşarak ek ücret ödemek istememesi.

Müşteri bazlı aylık tüketim raporları ile paket limitlerini karşılaştırın.

Faaliyetine son veren şirketin adres kaydını kapatırken vergi dairesine resmi kapanış bildirimini yapmadan sanal ofisle ilişiğini kesmeye çalışması.

Ayrılan müşterilerin vergi dairesi kapanış yoklama fişlerinin arŞivde bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Müşterilerin kendilerine gelen kargo ve fatura fotoğraflarını incelediği web/mobil portalda sunucu disk doluluğu nedeniyle görsel yüklenememesi.

Müşteri portalı API sunucusu depolama alanı ve yükleme loglarını inceleyin.

Aylık sanal ofis aidat faturalarının kesildiği entegratör firmada (LOGO/Mikro/Paraşüt vb.) API token süresinin dolması.

Ön muhasebe entegrasyon loglarındaki HTTP hata kodlarını (401 Unauthorized vb.) kontrol edin.

Merkezden müşterilere gönderilen posta bildirim SMS veya e-postalarının telif/spam kelimeler barındırması veya IP adresinin karalistede (blacklist) olması.

E-posta teslimat oranlarını (delivery rate) ve SMTP sunucu IP itibar skorlarını (reputation score) test edin.

Web sitesi üzerinden gelen sanal ofis kiralama formlarının form eklentisi (plugin) çökmesi nedeniyle CRM'e düşmemesi.

Web sitesi form logları ile CRM gelen lead veritabanını günlük olarak eşleştirin.

Bluetooth veya internet tabanlı akıllı kapı kilitlerinin (smart lock) pilinin bitmesi veya sunucu komutunu geç iletmesi.

Akıllı kilit pil voltaj durumunu ve BLE (Bluetooth Low Energy) sinyal gücünü test edin.

Aynı adresi kullanan farklı şirketlere ait postaların açık bırakılması veya yanlışlıkla diğer şirketin yetkilisine teslim edilmesi.

Posta dağıtım masasındaki evrakların kilitli gözlerde saklanma durumunu ve zımbalama standartlarını denetleyin.

Ortak alan ve resepsiyon güvenlik kameralarının yasal saklama sürelerini (30 gün) aşarak uygunsuz depolanması ve üçüncü taraflarca izlenmesi.

Kamera kayıt cihazının (NVR) depolama gün sınırını ve erişim yetki matrisini inceleyin.

Personelin müşterilerin özel telefon görüşmelerini veya ticari sır niteliğindeki maillerini dışarıda paylaşması.

Personel özlük dosyalarındaki imza sirkülerini ve Gizlilik Sözleşmesi (NDA) geçerliliğini kontrol edin.

Resepsiyonun yoğun olduğu saatlerde binaya gelen kişilerin kimlik ibraz etmeden veya bildirim yapmadan ortak alanlara girmesi.

Güvenlik turnike geçiş logları ile resepsiyon ziyaretçi defterini karşılaştırın.

Binada olası bir acil durumda ortak alanda bulunan günlük misafirlerin ve sanal ofis kullanıcılarının sayısının tam olarak bilinmemesi.

Acil durum tahliye tatbikatlarındaki bina mevcudu yoklama tutanaklarını inceleyin.

Sanal ofis kiralama bedelleri üzerinden hesaplanan yasal stopaj ve damga vergisi oranlarının sözleşme brüt/net tutarlarında karıştırılması.

Mali müşavirlik ile ortak yürütülen kira sözleşmesi stopaj beyannamelerini inceleyin.

Müşterinin toplantı sırasında aldığı kahve ikramı, çıktı (print) hizmeti veya ekstra saat ücretlerinin ay sonu faturasına yansıtılmaması.

Toplantı odası kullanım formlarındaki tüketim notları ile kesilen ek faturaları karşılaştırın.

Yurt dışı müşterilere döviz bazlı kesilen sanal ofis hizmet faturalarında TCMB efektif satış kuru uygulama tarihlerinde hata yapılması.

Döviz faturalarındaki kur değerleri ile TCMB bültenlerini fatura kesim tarihi bazında kontrol edin.

Müşterilerin hizmeti alıp fatura ödemesini geciktirmesi ve teminat depozitosu alınmadan sözleşme başlatılması.

Cari hesap yaşlandırma raporlarındaki 90 günü aşan alacak tutarlarını analiz edin.

Plaza veya iş merkezi yönetiminden gelen genel ortak alan giderlerinin sanal ofis müşterilerine adil bir formülle yansıtılamaması.

Plaza yönetim gider faturaları ile müşterilere yansıtılan hizmet bedeli kalemlerini denetleyin.