Sağlık Turizmi Aracı Kurumları

Sosyal medya ve arama motoru reklamlarında (Google Ads, Meta) hastane öncesi veya sonrası kıyaslamalı görseller, kesin tedavi iddiaları ve fiyat bilgisi verilmesi nedeniyle reklam hesaplarının askıya alınması.

Aktif reklam metinlerini ve açılış sayfalarındaki (landing page) görselleri Sağlık Bakanlığı Sağlık Turizmi Reklam Yönetmeliği ve platform politikalarına göre inceleyin.

Amerika, İngiltere veya Körfez ülkelerinden gelen taleplerin mesai saatleri dışına denk gelmesi ve CRM üzerinde otomatik yönlendirme/nöbetçi satış temsilcisi mekanizmasının olmaması.

CRM sistemindeki lead giriş saatleri ile ilk temas (first response time) sürelerini coğrafi bölgelere göre analiz edin.

Hastaların uzaktan (WhatsApp vb. yolla) gönderdiği saç, diş veya estetik operasyon fotoğraflarının düşük çözünürlüklü, yetersiz açılardan çekilmiş ve ışık kalitesinin kötü olması.

Doktor ön değerlendirmesine sunulan fotoğraf dosyalarının piksel kalitesini ve anatomik açı yeterliliğini hekim geri bildirimleriyle kontrol edin.

Satış ve operasyon ekibindeki danışmanların yabancı dilleri iyi bilmesine rağmen tıbbi süreçler (komplikasyon, iyileşme süreci, graft sayısı) hakkında teknik bilgiye sahip olmaması.

Satış temsilcilerinin hastalarla yaptığı ses kayıtlarını veya yazışmalarını medikal direktör eşliğinde denetleyin.

Hastaya uzaktan verilen operasyon fiyatının hastaneye geldiğinde otel, VIP transfer, ek tahlil ve ilaç masrafları eklendiğinde artması nedeniyle hasta güveninin sarsılması.

Teklif verilen operasyon bütçeleri ile hastanın taburcu olurken ödediği nihai fatura tutarlarını karşılaştırın.

Uçuş rötar (delay) bilgilerinin transfer ekibine anlık iletilmemesi ve havalimanında hasta ile şoförün buluşma noktasında (meeting point) iletişim kopukluğu yaşaması.

Transfer operasyon loglarını uçuş takip sistemleri (FlightRadar vb.) ve şoför GPS konum verileriyle çapraz kontrol edin.

Aracı kurumun otelle yaptığı blok oda anlaşmasının sezon yoğunluğunda otel tarafından tek taraflı esnetilmesi veya yanlış tarihe kaydedilmesi.

Hasta giriş tarihleri ile otel rezervasyon teyit formlarını (voucher) merkezi sistemde eşleştirin.

Hastanede doktor-hasta görüşmeleri sırasında refakat eden tercümanların medikal terimleri yanlış çevirmesi veya hastanın randevusuna geç kalması.

Hasta memnuniyet anketlerindeki tercüme kalitesi puanlarını ve tercüme loglarını inceleyin.

Türkiye'den taburcu olan hastanın ülkesine döndüğünde doktorun reçete ettiği medikal ürünleri (özel şampuan, korse, medikal krem) bulamaması.

Taburcu olan hastaların 1. hafta ve 1. ay uzaktan takip formlarındaki ilaç temin şikayetlerini analiz edin.

Operasyon sonrasında otelde dinlenen hastanın gece saatlerinde yaşadığı ani komplikasyonlarda aracı kurum destek hattına ulaşılamaması.

Gece vardiyası çağrı merkezi loglarını ve acil durum müdahale sürelerini denetleyin.

Hastanenin ameliyathane yoğunluğu veya doktor acil durumu nedeniyle hastanın ameliyat saatini son anda ertelemesi ve hastanın stres yaşaması.

Hastanelerden gelen ameliyathane revizyon oranlarını ve aracı kurum operasyon koordinasyon raporlarını inceleyin.

Hastanın ülkesinden gelirken yaptığı kan tahlillerinin (HIV, Hepatit vb.) Türk hastane standartlarını karşılamaması ve ameliyat sabahı tekrarlanması gerektiğinde çıkan ek maliyet krizi.

Operasyon sabahı iptal veya ek tahlil masrafı çıkan hasta dosyalarını retrospektif olarak inceleyin.

Uzaktan teklif verilen hekimin operasyon günü izinli veya ameliyatta olması nedeniyle hastanın başka bir cerrah tarafından ameliyat edilmek istenmesi.

Operasyon günkü cerrah ile uzaktan konsültasyon yapan hekimin isim mutabakatını ameliyat sicil defterinden kontrol edin.

Operasyon biten hastanın hastaneden çıkış işlemlerinde (discharge) hastane muhasebesi ile aracı kurum arasındaki paket fiyat mutabakatının uzaması ve hastanın transfer aracını bekletmesi.

Hastane çıkış saatleri ile transfer aracının hareket saatleri arasındaki sürtünme (bekleme) sürelerini ölçün.

Beklenmeyen komplikasyon yatışlarında doğan ek hastane masraflarının (yoğun bakım, ek ilaç, gün uzaması) aracı kurum ile hastane arasında kimin tarafından karşılanacağının belirsiz olması.

Komplikasyon yaşayan hasta dosyalarındaki fatura paylaşım sözleşmelerini inceleyin.

Yurtdışından sanal POS ile ön ödeme yapan hastanın, ülkesine döndükten sonra hizmeti beğenmediğini iddia ederek kredi kartı bankasına chargeback (harcama itirazı) talebinde bulunması.

Chargeback gelen işlem dosyalarındaki ıslak imzalı sözleşmeleri, hizmet formlarını ve hasta kabul teyitlerini inceleyin.

Hastanelere TL bazında ödeme yapan aracı kurumun, yabancı hastalara döviz bazında (EUR/USD) sabit paket fiyatı vermesi ve kur artışlarında marjın erimesi.

Döviz kurlarındaki değişimler ile hastane fiyat tarifelerinin güncellenme sıklığını finans departmanıyla denetleyin.

Hastaların tedavi ön ödemelerini SWIFT yoluyla göndermesi durumunda aracı muhabir banka kesintilerinin yüksek olması ve paranın hesaba geç gecikmesi.

Gelen SWIFT dekontlarındaki banka masraf kesintilerini ve valör sürelerini muhasebe kayıtlarından kontrol edin.

Hastaneye yönlendirilen hasta sayısı ile hastanenin muhasebe kayıtlarındaki komisyon (hizmet bedeli) hesaplamalarının uyuşmaması.

Hastaneyekesilen hizmet faturaları ile hasta bazlı aracı kurum mutabakat ekstrelerini karşılaştırın.

Şirket içi veya dışındaki bazı danışmanların hastane ile aracı kurumdan bağımsız elden komisyon (kayıtdışı nakit) alarak şirket maliyesini zarara uğratması.

Müşteri kaynak analizlerini, acente/partner sözleşmelerini ve nakit akış anomalilerini denetleyin.

Şirketin sadece seyahat acentası belgesiyle (A grubu seyahat belgesi) sağlık turizmi faaliyeti yürütmeye çalışması ve Sağlık Bakanlığı denetimlerinde usulsüzlük tespiti.

Şirketin yasal lisanslarını, USHAŞ Sağlık Turizmi Aracı Kuruluş Yetki Belgesi ve TÜRSAB belgelerinin geçerliliğini kontrol edin.

Yabancı hastanın tedavisinden memnun kalmaması durumunda yerel tüketici haklarına veya ülkesindeki konsolosluklara resmi şikayette bulunması.

Müşteri ilişkileri departmanındaki açık şikayet dosyalarını ve hukuki ihtarnameleri inceleyin.

Ticaret Bakanlığı'nın sağlık turizmi aracı kurumlarına verdiği reklam, fuar, tercüme ve hastane teşvik destekleri için gerekli evrakların (harcama pusulası, fatura, tercüme) eksik veya yanlış sunulması.

Teşvik başvuru evraklarını Ticaret Bakanlığı rehberine göre finans ekibiyle denetleyin.

Hastaların tıbbi rapor ve pasaport fotokopilerinin WhatsApp veya kurumsal olmayan bulut servisleri üzerinden yurtdışındaki partnerlere yasal izin alınmadan gönderilmesi.

Veri aktarım kanallarını, KVKK açık rıza metinlerini ve GDPR uyumluluk politikasını bilgi işlem ekibiyle inceleyin.

Aracı kurum operasyonlarında yazılı iş süreçlerinin (SOP) bulunmaması nedeniyle her personelin farklı prosedür uygulaması.

Operasyonel iş akış şemalarını, iç denetim raporlarını ve SOP dokümanlarını inceleyin.

Hedef pazarlardaki (Avrupa, Körfez vb.) yerel seyahat acentelerinin yönlendirdiği hastalar için hak ettikleri komisyon oranlarının zamanında ödenmemesi ve partner kaybı.

B2B acente cari hesaplarını, yönlendirilen hasta sayılarını ve komisyon ödeme vadelerini kontrol edin.

SEO çalışmalarında 'YMYL' (Your Money Your Life) ve medikal içerik kalitesi kurallarına uyulmaması nedeniyle web sitesinin Google sıralamalarında düşmesi.

Google Search Console verilerini, organik arama tıklama sayılarını ve anahtar kelime sıralamalarını analiz edin.

Pazarlama ekibinin hastaların ameliyat öncesi/sonrası fotoğraflarını (Before/After) hastadan yazılı izin almadan Instagram veya TikTok'ta yayınlaması.

Sosyal medya hesaplarındaki görsel paylaşımları ile hasta onay arşivi sözleşmelerini karşılaştırın.

Yurtdışında katılım sağlanan turizm ve sağlık fuarlarına (IMEX, WTM, Arab Health vb.) yüksek bütçeler harcanmasına rağmen gelen lead'lerin ölçümlenememesi.

Fuarlarda toplanan kartvizitlerin ve lead'lerin CRM üzerindeki dönüşüm (conversion) oranlarını inceleyin.

Yurtdışındaki tanınmış influencer'lar ile yapılan iş birliklerinde, influencer'ların ameliyat hakkında abartılı ve yanıltıcı vaatlerde bulunması.

Influencer içerik taslaklarını yayın öncesi hukuki ve medikal denetimden geçirin.

Tedavisi bitip ülkesine giden hastanın doktor kontrolü (örn. 3. ay saç ekimi kontrolü) için fotoğraf göndermemesi ve süreci ihmal etmek.

CRM üzerindeki otomatik post-op hatırlatma bildirimlerinin (1. ay, 3. ay, 6. ay) açılma ve dönüş oranlarını kontrol edin.

Operasyonundan memnun kalmayan veya hafif asimetri/revizyon gerektiren hastanın sosyal medyada kötü yorum (Trustpilot, Google Review) yapma tehdidi.

Google Business ve Trustpilot üzerindeki olumsuz yorumları ve destek talebi açan hasta dosyalarını inceleyin.

Ülkesine memnun dönen hastaların arkadaşlarına ve akrabalarına aracı kurumu önermesini teşvik edecek referans programının (Referral Program) olmaması.

Eski hastaların yönlendirmesiyle gelen yeni hasta oranını (referral lead percentage) analiz edin.

Sadece saç ekimi için gelen hastaya daha sonra diş implantı veya estetik operasyon ihtiyaçları olmasına rağmen ek teklif sunulamaması.

Mevcut hasta veritabanındaki (database) çapraz satış (cross-sell) kampanya dönüş oranlarını inceleyin.

Hedef pazarlarda (örn. Almanya, İngiltere) açılan şube veya temsilciliklerin yerel masraflarının (kira, maaş, lokal reklam) merkeze geç bildirilmesi ve bütçe sapması.

Yurtdışı temsilciliklerin aylık gider raporları ile merkez bütçe planlamalarını denetleyin.