Fuar Ve Kongre Organizasyon Hizmetleri

Kongrenin açılış seansı öncesinde binlerce katılımcının aynı anda kayıt masalarına yığılması, barkod tarayıcıların (barcode scanner) düşük kaliteli ekran ışıklarından ötürü QR kodları okuyamaması.

Kiosk tarayıcılarının yazılım logları ve kuyruk bekleme süreleri (queue time) anlık olarak izlenmelidir.

Standart katılımcı renk kodlaması ile VIP, Konuşmacı ve Basın (Press) kartlarının renk ve tasarım olarak birbirinden yeterince ayırt edilememesi.

Akreditasyon masasında basılan kartların şerit (lanyard) renkleri ve erişim zonu (access zone) etiketleri denetlenmelidir.

Katılımcıların oturum bitiminde salon çıkışında kulaklıkları teslim etmeden dışarı çıkması veya kaybetmesi sonucunda sonraki oturumda cihaz açığı oluşması.

Salon giriş/çıkış turnikelerinde veya kapılarında simültane kulaklık toplama oranları takip edilmelidir.

Konuşmacı davet süreçlerinin ve resmi davet mektubu (invitation letter) ile uçak biletleme işlemlerinin son güne bırakılması.

Konuşmacı seyahat onay formları ve konsolosluk randevu takip çizelgeleri kontrol edilmelidir.

Kongre sonrasında katılımcılara e-posta ile gönderilen veya kiosktan basılan katılım sertifikalarında unvan ve isim hatalarının yer alması.

Sertifika otomasyon yazılımındaki veri tabanı (CRM) alan eşleştirmeleri test çıktısı alınarak kontrol edilmelidir.

Kongre sunum bilgisayarları ile projektör/LED ekran arasındaki HDMI/SDI kablo mesafesinin uzun olması ve kablosuz verici çakışmaları.

Sunum bilgisayarlarından ekranlara giden video sinyallerinin gecikme süreleri (latency) test edilmelidir.

Salondaki katılımcılara uzatılan el mikrofonlarının akustik olarak ana ses kolonlarının (line array) kapsama alanına çok yakın tutulması.

Salon içi ses desibeli ve mikser üzerindeki kanal kazanç (gain) seviyeleri denetlenmelidir.

Kongre merkezinin internet bant genişliğinin (upload/download) canlı yayın kodlama bit hızını (bitrate) taşıyamaması.

Canlı yayın testlerinde anlık paket kaybı (packet loss) ve CDN sunucu yanıt süreleri kontrol edilmelidir.

LED panellerin taşıma ve kurulum sırasında darbe alması ya da farklı parti (batch) üretim panellerin yan yana monte edilmesi.

LED ekranlara tam beyaz ve gri test görüntüleri verilerek renk tonu farklılıkları incelenmelidir.

Çeviri kabinlerinin ses yalıtım malzemelerinin yetersiz olması veya kabin içi havalandırma fanlarının dışarıya gürültü sızdırması.

Çevirmen kulaklıklarındaki dış ses izolasyonu ve kabin akustik yalıtımı ISO 2603 standardına göre test edilmelidir.

Organizatörün stand satış gelirini artırmak amacıyla ana koridor yollarını projede daraltması veya katılımcıların stand dışına ürün taşıması.

Fuar yerleşim planı (layout) üzerindeki ana geçiş koridorları (min 3 metre) lazer metre ile ölçülmelidir.

Sponsorluk sözleşmelerindeki son dakika değişikliklerinin grafik departmanına geç iletilmesi ve tabela üretiminde eski logoların kalması.

Fuar alanındaki tüm yönlendirme totemi, roll-up ve ana sponsor panoları sponsorluk matrisi ile karşılaştırılmalıdır.

Fuar giriş turnikeleri ile ana hol koridorlarının kesişim noktasında yetersiz alan bırakılması ve karşılama hosteslerinin konumlandırılması.

Ziyaretçi akış yönleri (traffic flow) ve yoğun saatlerdeki yığılma noktaları gözlemlenmelidir.

Basın mensuplarının haber geçebilmesi için ayrılan odada yüksek hızlı internet, priz ve basın bülteni dağıtım masalarının kurulmaması.

Basın odasındaki ethernet portları, Wi-Fi kapasitesi ve çalışma masası sayıları kontrol edilmelidir.

Katılımcıların elektrik/su projelerini son gün fuar yönetimine vermesi ve teknik ekiplerin hat çekimini yetiştirememesi.

Fuar elektrik ve su taahhütnameleri ile sahadaki fiziki bağlantı durumları denetlenmelidir.

Bakan, üst düzey bürokrat veya uluslararası keynote konuşmacıların uçuş saatlerinin değişmesi ve transfer aracının havalimanında hazır olmaması.

VIP transfer takip tablosu ile uçuş takip (flight radar) sistemleri eş zamanlı izlenmelidir.

VIP salonuna davetsiz veya refakatçi misafirlerin giriş yapması ve ikram planlamasının (headcount) yanlış hesaplanması.

VIP salonu giriş turnikesi geçiş sayıları ile mutfak tüketim verileri karşılaştırılmalıdır.

Açılış töreninde devlet protokolü, sponsor firma yetkilileri ve akademik kurul üyelerinin hiyerarşik sıralamasının (protocol list) ihlal edilmesi.

Protokol oturma planı protokol müdürlüğü ve dış ilişkiler birimine onaylatılmalıdır.

Üst düzey devlet yetkililerinin katıldığı kongrelerde özel etkinlik güvenliği ile resmi koruma ekibinin (polis/jandarma) görev sınırlarında çatışma yaşaması.

Güvenlik brifingi tutanakları ve kongre bina planı üzerindeki geçiş güzergahları incelenmelidir.

Gala yemeği menülerinde vegan, glütensiz veya alerjik (fındık, deniz ürünü vb.) diyet taleplerinin mutfağa zamanında iletilmemesi.

Kayıt formlarında toplanan diyet beyanları ile catering menü içerikleri çapraz kontrol edilmelidir.

Sponsor firmaların sözleşme bedellerini kongre bitiş tarihine kadar ödememesi ve operasyonel nakit akışının (cash flow) tıkanması.

Sponsorluk faturaları vade takvimi ile banka hesap hareketleri denetlenmelidir.

Ağır iş yükü dönemlerinde taşeron ses, ışık veya hostes ajanslarının taahhüt edilen nitelikli personeli sahaya göndermemesi.

Taşeron sözleşmeleri ve sahaya gelen personel özgeçmiş/yetkinlik belgeleri kontrol edilmelidir.

Uluslararası kongreler için dışarıdan kiralanan özel simültane sistemleri veya yabancı konuşmacı ücretlerinin döviz cinsinden artmasıyla bütçenin aşılması.

Kur risk analiz tablosu ve bütçe marj (contingency margin) payları incelenmelidir.

Kongre açılış töreninde, gala yemeğinde veya fuar içinde çalınan müzikler için telif birliklerine gerekli beyan ve ödemelerin yapılmaması.

Etkinlik müzik listesi (playlist) ile MESAM/MÜYAP telif lisans sözleşmeleri denetlenmelidir.

Kurulum ekibinin resmi çalışma saatleri dışında (gece yarısı veya resmi tatil) çalışması nedeniyle fuar yönetiminin yüksek mesai tarifesi kesmesi.

Fuar merkezi teknik tarifeleri ile kurulum ekibi çalışma saat logları karşılaştırılmalıdır.

Binlerce kişinin katıldığı kongre salonlarında olası bir yangın veya acil durumda yönlendirme tabelalarının yetersiz olması ve personelin eğitilmemesi.

Acil çıkış kapıları önündeki engeller ve yangın tatbikatı raporları incelenmelidir.

Büyük katılımlı organizasyonlarda yasal zorunluluk olmasına rağmen sahada tam donanımlı ambulans ve sağlık çadırının kurulmaması.

Saha içindeki ilk yardım odası konumu ve sağlık ekibi nöbet çizelgeleri kontrol edilmelidir.

Fuar ve kongre kalabalığında kaybolan değerli eşyalar veya çocukların yönlendirileceği merkezi bir danışma/kriz masasının olmaması.

Danışma masası anons sistemleri ve kayıt defterlerinin işleyişi denetlenmelidir.

Açık büfe ikramlarında veya gala yemeklerinde gıdaların soğuk zincir kurallarına uyulmadan uzun süre oda sıcaklığında bekletilmesi.

Catering firmasının gıda güvenliği sertifikaları (HACCP) ve numune saklama (sample retention) dolapları denetlenmelidir.

Ana elektrik kesilmesi veya sunucu çökmü gibi büyük kriz anında operasyon ekibinin panik yaparak katılımcılara yanlış bilgi vermesi.

Kriz yönetim planı dokümanları ve operasyon ekibi telsiz anons protokolleri gözden geçirilmelidir.

Binlerce katılımcının etkinlik sırasında aynı anda uygulamayı indirip bildirim alması ve sunucunun (server) aşırı yüklenmesi (traffic spike).

Mobil uygulama sunucu yük testleri (load testing) ve API yanıt süreleri denetlenmelidir.

Panel oturumlarında canlı interaktif oylama (polling) esnasında katılımcıların Wi-Fi ağındaki bant genişliği darlığı nedeniyle sisteme bağlanamaması.

Oylama ekranındaki eşzamanlı aktif kullanıcı limitleri ve lokal Wi-Fi kapsama gücü test edilmelidir.

Kongre davet maillerinin IP itibarı düşük (bad reputation) sunuculardan toplu gönderilmesi ve SPF/DKIM/DMARC ayarlarının eksik olması.

Gönderilen davetiye maillerinin teslim edilebilirlik (deliverability) oranları ve posta sunucu logları incelenmelidir.

Sanal fuar platformlarının statik web siteleri gibi tasarlanması, katılımcıların stant temsilcileriyle canlı sesli/görüntülü görüşememesi.

Sanal stantlardaki ziyaretçi kalış süreleri (session duration) ve video arama buton tıklama oranları analiz edilmelidir.

Anketlerin sadece uzun e-postalarla gönderilmesi, katılımcıların vakit bulamadığı için anketi doldurmaması.

Anket katılım oranları (response rate) dijital formlar üzerinden takip edilmelidir.