Filo Kiralama Ve Araç Yönetimi

Tedarikçi markaların üretim hatlarındaki çip krizi veya hammadde darboğazı nedeniyle sipariş edilen özel renk ve güvenlik paketlerinin (ADAS) zamanında üretilememesi.

Sipariş teyit formları (order confirmation) ile fabrika üretim planlama (ETA) tarihleri filo yönetim yazılımından (FMS) takip edilmelidir.

Müşterinin talebine göre panelvan araçlara sonradan yaptırılan soğutucu ünite veya raf sistemlerinin araca ait M1/N1 tip onay (homologasyon) belgesine aykırı olması.

Proje öncesi TSE ve yetkili mühendislik firmalarından seri tadilat onay projelerinin uygunluğu denetlenmelidir.

Limanlarda yaşanan yoğunluk ve TSE/özet beyan işlemlerindeki bürokratik gecikmeler sebebiyle araçların gümrük sahasında uzun süre kalması.

Gümrük müşavirliği takip raporları ve liman ardiye (storage) faturaları haftalık olarak denetlenmelidir.

Kurumsal filo müşterilerinin filo alımlarında vergi avantajı sağlayan yasal istisnaları yanlış yorumlaması veya şartların sonradan değişmesi.

Vergi daireleri ve mali müşavirlik birimleriyle mutabakat yapılarak alım evrakları incelenmelidir.

Makroekonomik enflasyon ve kur artışları nedeniyle 3-4 yıllık sözleşme sonunda aracın piyasa 2. el değerinin öngörülen amortisman projeksiyonundan sapması.

İkinci el satış portföyü verileri ile aktif sözleşmelerdeki residual value (kalıntı değer) bütçeleri karşılaştırılmalıdır.

Müşterinin sözleşmede taahhüt edilen yıllık kilometre limitini aşması ancak filo yönetim sisteminin (FMS) kilometre verilerini geç veya hatalı okuması.

Periyodik filo kilometre okuma logları (GPS veya yetkili servis bakımları) ile sözleşme limitleri çapraz kontrol edilmelidir.

Müşterinin sözleşme süresi dolmadan aracı iade etmek istemesi durumunda kalan kiralama bedelleri ile aracın 2. el satış değeri arasındaki farkın paylaşımı konusunda anlaşmazlık çıkması.

Sözleşmenin erken fesih maddeleri, iskonto oranları ve rayiç değer tespiti incelenmelidir.

Geri kiralama (Sale and Lease-Back) işlemlerinde KDV istisnası veya faturalandırma dönemlerinin muhasebe standartlarına yanlış yansıtılması.

Mali denetim raporları ile kiralama faturaları ve demirbaş listeleri karşılaştırılmalıdır.

Şirket içi havuz araçlarının manuel veya yetersiz yazılımlarla rezerve edilmesi sonucu aynı saate birden fazla talep gelmesi.

Havuz araç kullanım oranları (utilization rate) ve reddedilen rezervasyon talepleri raporlanmalıdır.

Kiralık aracın arıza veya kaza nedeniyle serviste kalması durumunda kiralama şirketinin ikame araç havuzundaki araç yetersizliği.

Ikame araç talep süresi ile teslim süresi (SLA performansı) günlük olarak izlenmelidir.

Marka yetkili servislerinin yoğun olması nedeniyle periyodik bakım veya mekanik onarım için haftalarca randevu verilememesi ve aracın çalışamaması.

Servis bekleme süreleri ve müşteri operasyonel aksama raporları analiz edilmelidir.

Tedarik zincirindeki aksaklıklar sebebiyle kaporta ve mekanik yedek parçaların yurtdışından geç gelmesi.

Sigorta eksper raporları ile parça sipariş ve teslim tarihleri arasındaki süreler takip edilmelidir.

Kış/Yaz lastiği değişim dönemlerinde (Nisan/Kasım) lastik otellerinde yaşanan yoğunluk ve lastiklerin kayıp/karışık iade edilmesi.

Lastik oteli envanteri ile araç üzerindeki lastik barkodları (RFID/barkod sistemi) eşleştirilmelidir.

Servislerin, kiralama şirketine kesilen bakım faturalarında yapılmayan işçilikleri veya gereksiz malzemeleri (fuzuli katkılar vb.) faturalandırması.

Bakım faturaları üretici standart bakım föyleri (maintenance schedule) ile audit (denetim) yazılımından geçirilmelidir.

Filo müşterisinin sahasında (park alanında) yapılan mini onarım ve cam değişimi gibi işlemlerin kalitesinin denetlenememesi.

Mobil servis sonrası araçlar rastgele seçilerek kalite kontrol (QC) uzmanları tarafından incelenmelidir.

Sürücünün kaza tespit tutanağını (KTT), alkol raporunu veya olay yeri fotoğraflarını zamanında iletmemesi.

Kaza ihbarı ile dosya açılış tarihi arasındaki süre ve eksik evrak listesi takip edilmelidir.

Filodaki sürücülerin kaza frekansının (loss ratio) yüksek olması nedeniyle sigorta şirketlerinin yenileme primlerini aşırı yükseltmesi.

Filo bazlı hasar frekansı ve prim/hasar oranları (loss ratio) aylık olarak raporlanmalıdır.

Ağır hasarlı araçların sigorta şirketinden hurda belgesi alınarak ihale yoluyla satışında noter ve tescil işlemlerinin yavaş ilerlemesi.

Pert araçların otoparkta kalış süreleri ve hurda tescil evrakları takip edilmelidir.

Araçlara yazılan hız, park veya köprü geçiş cezalarının kuruma geç tebliğ edilmesi veya cezayı o an kullanan sürücünün tespit edilememesi.

HGS/OGS geçiş logları ile ceza tebligat tarihleri ve o anki araç rezervasyon logları karşılaştırılmalıdır.

Şirket araçlarının iş nedeniyle yurtdışına çıkışında uluslararası sigorta (Yeşil Kart) poliçelerinin eksik düzenlenmesi veya yurtdışı kaza destek prosedürlerinin bilinmemesi.

Yurtdışına çıkan araçların sınır kapısı geçiş evrakları ve uluslararası sigorta poliçeleri kontrol edilmelidir.

Araç elektrik tesisatına yetkisiz kişilerce takılan takip cihazlarının kablo kesme veya can-bus hattına yanlış bağlanması nedeniyle yetkili servisin garanti dışı bırakması.

Montaj yapılan araçların servis garanti durumları ve montaj sertifikaları denetlenmelidir.

Telematik cihaz ivmeölçer (accelerometer) kalibrasyonunun bozulması nedeniyle en ufak çukurlarda bile sert fren/ivmelenme alarmı üretmesi.

Sürücü puanlama (driver scoring) listeleri ile müşteri şikayetleri karşılaştırılmalı, cihaz kalibrasyon testleri yapılmalıdır.

Şirket araçlarında yakıt depolarından hortumla çekilme veya yakıt kartıyla farklı araca/bidona dolum yapılması.

Yakıt sarfiyat grafikleri ile kilometre başına düşen ortalama tüketim (lt/100km) norm kademeleri izlenmelidir.

Sürücülerin kilometre aşım cezasından kaçınmak veya aracı daha az kullanılmış göstermek için gösterge saatini (ODO) manipüle etmesi.

GPS toplam kat edilen mesafe verisi ile araç gösterge panelindeki (ODOMETER) kilometre değerleri kıyaslanmalıdır.

Telematik cihaz içindeki M2M SIM kartların operatör çekim alanı dışındaki (kör nokta) bölgelerde kalması veya veri paketinin bitmesi.

Filo takip platformunda çevrimdışı (offline) görünen araç sayısı ve son sinyal saatleri takip edilmelidir.

Kiralama süresi sonunda iade edilen araçta oluşan kaporta çizikleri, iç döşeme leke ve yırtıklarının 'normal kullanım (fair wear and tear)' sınırlarını aştığı iddiasıyla yüksek fatura çıkarılması.

İade ekspertiz raporları, teslim tutanakları ve Adil Aşınma ve Yıpranma kılavuzu (Fair Wear and Tear Guide) karşılaştırılmalıdır.

Filodan dönen araçların kuaför, boya ve mekanik yenileme (refurbishment) işlemlerinin yavaş yapılması ve stokta uzun süre kalması.

Araç parkta kalış süresi (days to turn) ve refurbishment maliyetleri izlenmelidir.

Müşterinin aracı iade ederken ruhsat aslı (veya trafik tescil belgesi) ile yedek anahtarı ofiste unutması veya kaybetmesi.

Araç kabul esnasında demirbaş kontrol listesi (checklist) ile anahtar ve evraklar teyit edilmelidir.

Toplu iade otoparklarının geniş alanlar olması, güvenlik kameralarının yetersizliği ve park esnasında araçların birbirine sürtmesi.

Otopark güvenlik kameraları kör noktaları ve günlük park içi hasar oranları denetlenmelidir.

Müşterinin araç üzerine uyguladığı folyo kaplamanın güneş altında kalarak boyaya yapışması ve söküm esnasında boyanın kalkması.

Folyo sökümü sonrasında kaporta yüzeyindeki vernik ve boya bütünlüğü ekspertiz tarafından incelenmelidir.

Kurumsal müşterinin kendi içindeki yöneticilerin (HR, Fleet Manager) portal üzerindeki onay yetkilerinin yanlış tanımlanması.

Portal kullanıcı yetki matrisi (RBAC) ile müşteri kurumsal hiyerarşisi karşılaştırılmalıdır.

Müşterinin aylık filo maliyetleri, yakıt tüketimleri ve kaza raporlarını Excel üzerinden manuel talep etmesi ve operasyon ekibinin zaman kaybetmesi.

Müşteri talep süresi ile rapor iletme süresi (TAT) performans ölçütleriyle izlenmelidir.

Yolda kalan (breakdown) sürücülerin çağrı merkezine ulaşmasında hatta bekleme sürelerinin (IVR) uzun olması.

Çağrı merkezi ortalama karşılama süresi (AHT) ve çağrı terk oranları (abandonment rate) izlenmelidir.

Müşteriye kesilen aylık kiralama, HGS geçişleri ve trafik cezası yansıtma faturalarının detay kalemlerinin anlaşılamaması.

Fatura itiraz adedi ve ortalama çözüm süresi finans operasyonları tarafından raporlanmalıdır.

Şirket filosuna katılan elektrikli araçların (EV) şarj istasyonu ağları ile kiralama şirketinin faturalandırma yazılımının entegre olamaması.

EV şarj harcama faturaları ile telematik batarya kullanım logları karşılaştırılmalıdır.